Wann brauche ich als Einzelunternehmer eine Vorsorgevollmacht?
Jeder Einzelunternehmer oder Selbständige benötigt eine Vorsorgevollmacht für den Fall, dass er vorübergehend oder auf Dauer verhindert ist, seinen Betrieb selbst fortzuführen. Diese Vorsorgevollmacht kann auch auf den Betrieb des Einzelunternehmers oder des Selbständigen als sog. Handlungsvollmacht beschränkt sein. Eine solche Vollmacht ist aber erforderlich, um die laufenden Geschäfte fortzuführen, gegebenenfalls Aufträge entgegen zu nehmen und zu bearbeiten sowie Rechnungen zu bezahlen. Hierzu empfiehlt sich zusätzlich die Erteilung einer entsprechenden Bankvollmacht für das Betriebskonto.
Ist kein Bevollmächtigter vorhanden, muss das zuständige Betreuungsgericht im Rahmen eines gesetzlichen Betreuungsverfahren einen Betreuer bestellen, der dann für alle wichtigen Entscheidungen in Ihrem Betrieb der Genehmigung des Betreuungsgerichts bedarf, dass von Ihrem Betrieb in der Praxis keinerlei Ahnung hat. Dies macht eine Betriebsfortführung in der Praxis schwierig, wenn nicht gar unmöglich.
Selbständige „Berufsträger“ sollten darauf achten, dass der von Ihnen Bevollmächtigte über die entsprechenden Berufsqualifikationen (z.B. als Arzt, Apotheker, Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) verfügt.
Wann brauche ich als Gesellschafter einer GmbH oder einer Personengesellschaft eine Vorsorgevollmacht?
Sind Sie als Gesellschafter zugleich alleiniger Geschäftsführer Ihrer Gesellschaft, benötigen Sie für den Krankheits- und Pflegefall ebenso wie ein Einzelunternehmer eine Vorsorge- oder Handlungsvollmacht, mit der Sie eine Vertrauensperson in diesem Fall mit der Fortführung der Geschäfte der Gesellschaft beauftragen. Damit bleibt die Gesellschaft selbst handlungsfähig.
Diese Handlungsfähigkeit ist aber auch auf Gesellschafterebene sicherzustellen. Hierzu bedarf es der Vollmachtserteilung an eine Vertrauensperson, die Ihre Rechte als Gesellschafter in der Gesellschafterversammlung wahrnimmt und so beispielsweise über die Abberufung oder Bestellung eines neuen Geschäftsführers oder die Gewinnverwendung bzw. Gewinnentnahme aus der Gesellschaft entscheidet.
Liegen hier weder auf Gesellschafterebene noch auf Ebene der Gesellschaft selbst Vollmachten vor, wird beim Ausfall des Gesellschafter-Geschäftsführers das Betreuungsgericht im Rahmen eines gesetzlichen Betreuungsverfahrens einen Betreuer bestellen, der dann in der Gesellschafterversammlung Ihre Stimmrechte ausübt und gegebenenfalls mit Ihren Stimmrechten einen neuen Geschäftsführer bestellt – gegebenenfalls auch sich selbst.
Kann ich für mein Unternehmen und für mein Privatvermögen unterschiedliche Personen bevollmächtigen?
Ja, dies ist auch in vielen Fällen empfehlenswert, insbesondere wenn in der Familie keine geeignete Person vorhanden ist, die das Unternehmen fortführt oder die Gesellschafterrechte am Unternehmen wahrnehmen kann. Oft sind es im Unternehmens- und im Privatbereich unterschiedliche Vertrauenspersonen, denen Sie vertrauen; insoweit empfiehlt sich die Erteilung von zwei unterschiedlichen Vollmachten. Dabei ist aber darauf zu achten, dass die Abgrenzung der Befugnisse beider Bevollmächtigten klar aus den Vollmachten hervorgeht, beispielsweise bei der Wahrnehmung von Gesellschafterrechten hinsichtlich einer Beteiligung, die zu Ihrem (steuerlichen) Privatvermögen gehören.
Wer kommt in meiner Praxis, Kanzlei oder Apotheke als Vorsorgebevollmächtigter in Betracht?
Selbstständige und Freiberufler, die berufsrechtlichen Beschränkungen unterliegen, wie beispielsweise Ärzte und Apotheker, Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, können in Ihrer jeweiligen Praxis, Kanzlei oder Apotheke nur durch Bevollmächtigte vertreten werden, die über die entsprechenden Berufsqualifikationen und Berufszulassungen als Arzt, Apotheker, Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer verfügen. Liegt keine solche Bevollmächtigung vor, muss die zuständige Berufskammer einen entsprechenden Vertreter entsenden (auf dessen Auswahl Sie grundsätzlich keinen Einfluss haben). Um dies zu vermeiden, empfiehlt sich unbedingt die Erteilung entsprechender Vollmachten für den Vorsorgefall.
Brauche ich eine Vorsorgevollmacht, obwohl mich bei meinem Ausfall ein Mitgeschäftsführer vertritt?
Auf Ebene des operativen Unternehmens ist in diesem Fall nicht zwingend eine Vorsorgevollmacht erforderlich, da das Unternehmen bei entsprechender Gestaltung des Gesellschaftsvertrags durch Ihren Mitgeschäftsführer vertreten wird und damit umfassend handlungsfähig ist. Hierzu sollten aber in jedem Fall die Vertretungsregelungen in dem Gesellschaftsvertrag des Unternehmens überprüft werden.
Eine Vorsorgevollmacht ist allerdings auch in diesem Fall zu Ihrer Vertretung auf Gesellschafterebene, etwa bei Ausübung des Stimmrechts in der Gesellschafter-versammlung erforderlich – gegebenenfalls auch um den Mitgeschäftsführer bei Vorliegen eines wichtigen Grundes abzuberufen und einen neuen Geschäftsführer zu installieren.
Ich habe meine Frau auch für das Unternehmen umfassend bevollmächtigt, weiß aber nicht ob sie der Aufgabe gewachsen ist. Wie kann ich eine Unterstützung für meine Frau organisieren?
Am einfachsten ist es in diesem Fall, wenn die Ehefrau als Bevollmächtigte auf eine qualifizierte Beratung durch eine Person Ihres Vertrauens zurückgreifen kann, etwa den Steuerberater, den Wirtschaftsprüfer, den Rechtsanwalt oder den Unternehmensberater Ihres Unternehmens.
Denkbar ist aber auch, dass Sie neben Ihrer Frau eine weitere Vertrauensperson bevollmächtigen mit der Aufgabe, bei bestimmten wesentlichen Entscheidungen innerhalb des Unternehmens oder auf Ebene der Gesellschafter den Entscheidungen Ihrer Frau (entweder im Außenverhältnis gegenüber Dritten oder nur im Innenverhältnis gegenüber Ihrer Frau) zu zustimmen; etwa bei Änderungen in der Geschäftsführung, bei Kauf oder Verkauf von Unternehmensteilen, der Schließung und Eröffnung von Zweigniederlassungen etc.
Wie kann ich Vollmachtsmissbrauch vorbeugen?
Grundsätzlich erfordert jede Vollmachtserteilung eine Vertrauensstellung des Bevollmächtigten. Dennoch kann man mit geeigneten Maßnahmen die Gefahr eines Vollmachtsmissbrauchs deutlich einschränken. Hierzu gehört einerseits die Festlegung von Rechten und Pflichten des Bevollmächtigten Ihnen gegenüber in einem sog. Vorsorgevertrag, der es Ihnen bei schuldhaften Pflichtverletzungen des Bevollmächtigten ermöglicht, gegen diesen Schadensersatzansprüche geltend zu machen. Hierin können auch Beschränkungen der Vollmacht vereinbart werden, die allerdings nur im Innenverhältnis zwischen Ihnen und Ihren Bevollmächtigten wirken. Andererseits ist aber auch die Beauftragung eines weiteren Bevollmächtigten als sog. Kontrollbevollmächtigter möglich, der bestimmten bedeutenden Entscheidungen Ihres Vorsorgebevollmächtigten auch im Außenverhältnis zustimmen muss, damit diese wirksam werden. Insoweit wird dann die Vollmacht des Hauptbevollmächtigten auch mit Wirkung gegenüber Dritten eingeschränkt.
Welche Form muss die Vorsorgevollmacht haben?
Die Vorsorgevollmacht sollte, auch wenn es nicht immer gesetzlich zwingend erforderlich ist, in jedem Fall notariell beurkundet werden. Zum einen ist dies beispielsweise zur Verfügung über GmbH-Geschäftsanteile und Grundbesitz sowie zur Anerkennung beim Registergericht erforderlich; zum anderen hat eine notarielle Vollmacht im Rechtsverkehrs allgemein eine höhere Glaubwürdigkeit. Hinzu kommt, dass bei einem Vollmachtswiderruf die notariellen Ausfertigungen der Vollmacht von Ihnen zurückverlangt werden können, um einen Vollmachtsmissbrauch zu vermeiden. Bei privatschriftlichen Vollmachten ist dagegen nicht immer erkennbar, was das Original der Vollmacht ist, welches Sie vom Bevollmächtigten zurückverlangen müssen.
Kann ich die Vollmacht jederzeit widerrufen?
Grundsätzlich können Sie jederzeit eine Vorsorgevollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten aber auch gegenüber Dritten widerrufen, ohne das es hierfür einer bestimmten Form bedarf. Im Fall des Vollmachtswiderrufs sollten Sie unbedingt vom Bevollmächtigten das Original der Vollmachtsurkunde bzw. bei notariellen Vollmachten die Ausfertigung der Vollmachtsurkunde herausverlangen, um zu verhindern, dass der Bevollmächtigte weiterhin als Ihr Vertreter auftritt.
Wer kontrolliert den Bevollmächtigten und widerruft gegebenenfalls die Vollmacht, wenn ich es nicht mehr kann?
Sollten Sie keinen zweiten Bevollmächtigten als sogenannten Kontrollbevollmächtigten bestimmt haben, der auch die Vollmacht des Hauptbevollmächtigten widerrufen könnte und sind Sie selbst zum Vollmachtswiderruf nicht mehr in der Lage, kann das Betreuungsgericht einschreiten, sobald es von einem etwaigen Vollmachts-missbrauch Kenntnis erlangt. In diesem Fall muss zunächst durch Hinzuziehung eines Arztes geklärt werden, ob Sie selbst noch in der Lage sind, Ihre Angelegenheiten im Zusammenhang mit einem Vollmachtswiderruf selbst zu regeln. Ist dies nicht der Fall, wird das Betreuungsgericht in der Regel einen gesetzlichen Betreuer bestellen – zunächst mit dem Aufgabenkreis der Geltendmachung Ihrer Rechte gegenüber Ihrem Bevollmächtigten. Dieser kann dann die Tätigkeit Ihres Bevollmächtigten prüfen und die von Ihnen erteilte Vollmacht gegebenenfalls widerrufen.