Die folgenden Ausführungen gelten auch für die Verwaltung rechtsfähiger Stiftungen, an einigen Stellen werden aber Unterschiede und Vorteile in der Verwaltung treuhänderischer Stiftungen herausgestellt. Die Verwaltung einer rechtsfähigen Stiftung kann vom Vorstand auch extern delegiert werden.
Die Realisierung des Stiftungszwecks steht im Mittelpunkt des Stiftungsmanagements. Die Anforderungen an die Verwaltung einer treuhänderischen Stiftung im Zusammenhang mit der Erfüllung des Stiftungszwecks sind so vielschichtig wie die denkbaren Stiftungszwecke selbst.
Erfüllung des Stiftungszwecks
Die Realisierung des Stiftungszwecks bedeutet in vielen Fällen, ein Netzwerk an Kontakten aufzubauen, und zwar nicht nur zu den Mitgliedern der Stiftungsorgane, sondern insbesondere zu möglichen Begünstigten, zu Spendern und Zustiftern sowie zu öffentlichkeitswirksamen „Multiplikatoren“. Bei fördernden Stiftungen gehört die gezielte Suche und Auswahl von Begünstigten im Sinne des Stiftungszwecks zu den ureigenen Aufgaben des Stiftungsmanagements. Ist die Stiftung operativ tätig, sind die Aufgaben des Stiftungsmanagements noch weitreichender. Dies ist jedoch bei treuhänderischen Stiftungen eher selten.
Verwaltung des Stiftungsvermögens
Je nach Größe des Stiftungsvermögens beansprucht die Verwaltung des Stiftungsvermögens oder die Überwachung der Vermögensverwaltung durch Dritte mehr oder weniger große Kapazitäten des Stiftungsmanagements. Während kleinere Stiftungsvermögen nach den Grundsätzen sicherer und rentabler Vermögensanlage auch ohne größeren Aufwand angelegt und die Vermögensanlage überwacht werden kann, besteht bei Stiftungen mit größeren Vermögen und Werten unter Umständen das Bedürfnis, Dritte mit der Vermögensverwaltung zu beauftragen und einen Vermögensverwaltervertrag abzuschließen.
In jedem Fall verlangt die Verwaltung des Stiftungsvermögens ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Während sich bei kleineren Stiftungen unter Berücksichtigung der „richtigen Streuung“ der Vermögensanlagen die Anlage in Rentenportfolios, Publikumsfonds oder in hierfür von vielen Banken angebotenen „Stiftungsfonds“ empfiehlt, die regelmäßige Ausschüttungen gewährleisten, verlangt die Verwaltung größerer Stiftungsvermögen ein professionelles Vermögensmanagement. Kann dies durch den Treuhänder oder den Vorstand der Stiftung nicht selbst dargestellt werden, empfiehlt sich die Beauftragung eines Vermögensberaters und die Übertragung der Verwaltung des Stiftungsvermögens auf einen professionellen Vermögensverwalter. Hierbei ist jedoch darauf zu achten, dass der beauftragte Vermögensverwalter über entsprechende Erfahrung bei der Verwaltung von Stiftungsvermögen verfügt
Rechnungslegung
Ungeliebte, wenngleich wichtige Aufgabe der Stiftungsverwaltung ist die Rechnungslegung der Stiftung, mit der sie – auch gegenüber dem Finanzamt - den Nachweis führt, dass das Grundstockvermögen erhalten und die Erträge zur Erfüllung des Stiftungszwecks verwendet wurden. In der Regel genügt die Aufstellung einer Jahresrechnung mit einer Vermögensübersicht sowie einem Bericht über die Verwendung der Stiftungsmittel. Die Jahresrechnung, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung folgen soll, wird in der Praxis in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt.
In steuerlicher Hinsicht hat die gemeinnützige Stiftung verschiedene Bereiche, nämlich den ideellen Bereich, in dem sie ihre „gemeinnützigen“ Stiftungszwecke erfüllt, den Bereich der Vermögensverwaltung, den Bereich eines etwaigen Zweckbetriebs sowie eines etwaigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Für diese vier unterschiedlichen Bereiche gelten getrennte Aufzeichnungspflichten. In der Praxis der treuhänderischen Stiftung spielt meistens nur der ideelle Bereich und der Bereich der Vermögensverwaltung eine Rolle. Jedem Stifter ist zu empfehlen, sich mit den steuerlichen Vorschriften vertraut zu machen und zumindest bei den ersten Rechnungslegungen steuerlichen Rat in Anspruch zu nehmen.
Öffentlichkeitsarbeit
Neben den „klassischen“ Aufgaben des Stiftungsmanagements ist es sinnvoll, für manche Stiftungen auch unentbehrlich, die Inhalte der Stiftungsarbeit nach außen hin zu kommunizieren und durch eine effektive Öffentlichkeitsarbeit auf bestimmte, von der Stiftung bearbeitete Problemfälle aufmerksam zu machen. Diese Öffentlichkeitsarbeit dient vor allem auch einem weiteren wichtigen Aufgabenfeld der Stiftungsverwaltung, nämlich dem Bemühen um Spenden und Zustiftungen für die Stiftungsarbeit („Fundraising“). Das „Einwerben“ solcher Stiftungsmittel ist insbesondere für kleinere Stiftungen von entscheidender Bedeutung, da sie ihre Zwecke um so besser verwirklichen können, desto mehr Mittel sie zur Verfügung haben.
Delegation von Verwaltungsaufgaben
Kann oder will der Stifter diese Verwaltungsaufgaben nicht selbst übernehmen, muss dies aber nicht heißen, den Plan einer eigenen Stiftung ad acta legen zu müssen. Vielmehr kann der Stifter insbesondere die zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben Dritten, z.B. einem qualifizierten Stiftungsmanager oder einer Stiftungsagentur übertragen, die Teilbereiche der Stiftungsarbeit übernehmen.
Die Verwaltung einer treuhänderischen Stiftung
Gerade bei treuhänderischen Stiftungen mit kleinerem Stiftungsvermögen bietet sich die Beauftragung einer Stiftungsagentur als professionellem Stiftungsverwalter an. Diese sollte zweckmäßigerweise gleichzeitig auch die Aufgaben des Treuhänders übernehmen.
Dies hat folgende Vorteile für Stifter und Stiftung:
- Die Stiftung kann auf eigene Sachausstattung (Sekretariat, Büro, Telefon etc.) verzichten;
- Durch die Erfahrung des Stiftungsverwalters können Unstimmigkeiten / Schwierigkeiten bei der Finanzverwaltung vermieden / reduziert werden;
- Eine „Stiftungsagentur“ als personenunabhängige Organisation kann die Stiftung unbefristet – unabhängig von einem Nachfolgeproblem – verwalten;
- Der Stifter wird von organisatorischen Tätigkeiten entlastet und kann sich auf die Erfüllung des Stiftungszwecks konzentrieren;
- Die Arbeit der Stiftung kann durch professionelle Öffentlichkeitsarbeit der Stiftungsagentur unterstrichen werden;
- Der Einsatz der Stiftungsmittel wird optimiert;
- Der Stifter kann auf erprobte Kontakte und Strategien der „Stiftungsagentur“ zurückgreifen.
Der Stiftungstreuhänder erhält für seine Tätigkeit als Treuhänder und darüber hinausgehende Dienstleistungen im Rahmen der Stiftungsverwaltung eine angemessene Vergütung, die unter Berücksichtigung des Stiftungsvermögens, der jährlichen Stiftungsmittel sowie des Umfangs der Tätigkeit im Rahmen der Stiftungsverwaltung zwischen Stifter und Treuhänder zu vereinbaren ist.